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昕影无纸化会议的分析及实施方案

浏览:87 发表时间:2020-04-02 10:36:22

 

实行无纸化办公的建议

及实施方案

 

近年来,随着我公司的业务不断开展,在日常工作中各种纸质单据、文件、档案的使用量和使用频率越来高,公司的运营成本也在不断增高,而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理,无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被广泛使用,计算机网络日益普及的情况下,为适应现代化企业发展的需要,节约办公成本,提高办公效率,倡导“低碳、环保、绿色”理念,我建议公司着手推荐“无纸化办公”进程。

一、 无纸化办公的好处

1、有效地提高了工作效率

提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。通过无纸化办公,公司的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等等,都可以通过内部网络或OA系统(办公自动化系统)向特定对象予以发布,节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力,同时,运用电脑进行操作后,文件的存档、查找等更加方便,快捷,从而大大地提高了工作效率。

2.更好地体现了绿色环保

无纸化办公除了让大家“省力”,极大提高工作效率之外,“绿色环保”也是现在现代化企业采用网络互联办公的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公,在不知不觉中纸质文件大量减少。从小的方面说节约了纸张也就是节约了钱,从大的方面说,符合国家提倡的绿色环保政策,为保护环境贡献一份自己的力量。除此之外,还大大减少其他如印刷、打印、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。

二、 具体实施办法

结合我公司实际,建议先从公司档案管理方面率先实行无纸化,具体措施:

1、纸质档案进行统一化编码,实现中心一库的档案管理 。我们可以根据业务分类,由各部门制定统一的档案分类编码,保证档案的统一性和惟一性,和电子档案一一对应,为档案在各部门之间的调用和流通,为实现业务的异地办理提供物质基础。

2、建立公司内部服务器网络,连接局域网至公司各部门,形成横向通道,为下一步衔接办公系统打好基础。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题,建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”:即配置扫描仪、数码相机等设备,将纸质文件通过扫描、拍照等科技手段使其影像化、电子化,建立“准及时”的影像系统。

3、建立档案信息安全机制。一方面要保证信息利用安全,要建立层次分明、角色明确的信息利用机制,建立档案数据的保存、迁移、及校验机制确保信息安全。另一方面要加强硬件(计算机、服务器)的安全管理和软件的安全管理。硬件方面严把信息存储介质载体质量关,做好二级备份、多级备份,为电子文件的长期保存打下基础。软件方面就是使用专门、规范的档案管理软件,通过规范管理系统、规范权限密码管理,多层结构,加密通讯等安全控制方法,有效地保证系统的保密性,使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

  4、进行业务培训,提高管理水平。我们应该加大档案管理人员的培训,学习《档案法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关法律法规,提高电子文件管理意识,尽快做好传统档案管理向数字化管理的转型工作,努力提高档案管理水平。

无纸化办公给我们带来了便捷、高效的办公环境,虽然目前还有很多的不足之处需要我们去不断完善,但我相信,随着办公自动化技术的不断创新,随着人们对无纸化办公意识的不断提高,无纸化办公会离我们越来越近。


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